BAB VI_OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang lain dalam organisasi atau perusahaan lain. Sederhananya, yaitu sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan pelaksanaan pekerjaan.

Otomatisasi perkantoran berawal pada tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape (MT)/Selectric Tape (ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai otomatisasi perkantoran :

1.      Manajer, orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.      Profesional, tidak mengelola orang tetapi menyumbangkan skill dan keahliannya. Manajer dan profesional dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.      Sekretaris, ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, mengatur jadwal pertemuan, serta menjawab telepon.

4.      Clerical Employee (pegawai administratif), melaksanakan tugas seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen serta mengirim surat.

Konsep-Konsep Otomatisasi

·         Proses yang terjadi di perkantoran seperti proses manufaktur mengarah ke otomatisasi.

·         Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi yang terpisah menuju ke aplikasi yang terpadu.

·         Otomatisasi kantor memudahkan mengirim dan menerima informasi.

·         Otomatisasi kantor memberi keuntungan besar dengan pengambilan keputusan yang baik

·         Otomatisasi kantor sebagai metode pelengkap bagi komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

1.      Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2.      Pemecahan masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3.      Pelengkap bukan pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional-percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo dsb.

4.      Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, satelit dsb.

5.      Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, OA memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan baik.

·         TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian informasi dari suatu tempat ke tempat lain. Bentuk komunikasi jarak jauh ini dapat dibedakan menjadi 3 :

1.      Komunikasi satu arah (simplex), dalam komunikasi ini pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin tidak dapat menjalin informasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Misal, televisi dan radio.

2.      Komunikasi dua arah (duplex), dalam komunikasi ini pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Misal, telepon.

3.      Komunikasi semi dua arah (Half duplex), dalam komunikasi ini pengirim dan penerima suara berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan.

·         PERSONAL COMPUTER

PC adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh stau orang saja (pribadi). Fungsi dari komputer adalah mengolah data input dan menghasilkan output berupa data atau informasi berdasarkan keinginan pengguna. Elemen yang tidak dapat dipisahkan dari komputer yaitu :

1.      Hardware (perangkat keras), sekumpulan komponen perangkat keras komputer yang dapat dilihat, diraba serta dirasakan.

a.Input Device (keyboard, mouse)

b.Process Device (processor, ram)

c.Output Device (monitor, printer)

d.Storage Device (harddisk, flashdisk)

e.Peripheral Device (webcam, modem)

2.      Software, program yang berisi intruksi sebagai perantara yang menghubungkan antara hardware dan brainware sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan.

3.      Brainware, perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada dalam komputer.

·         TELECONFRENCE

Adalah komunikasi langsung diantara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh dihubungkan dalam suatu telekomunikasi. Komunikasi ini dilakukan melauli telephone atau suatu jaringan. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference dari satu atau lebih layanan data.

Di indonesia terdapat berbagai layanan teleconference melalui telepon maupun mobile yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur oleh keinginan penyelenggara konferensi.

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1.Aplikasi pengolah kata adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen. Sederhananya, word processing ini penggunaan alat elektronik secara otomatis yang dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan baik dicetak maupun dikirim via e-mail.

2.E-mail yaitu pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

3.Voice Mail yaitu mengirim pesan dengan mengucspkan pesan tersebut melalui telepon.

4.Kalender elektronik yaitu aplikasi yang hanya menyusun terjadinya komunikasi.

5.Konfrensi Audio yaitu penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melakukan konferensi.

6.Konferensi Video penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.

7.Faxsimile yaitu penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya.

8.Slide Presentase yaitu penggunaan komputer untuk tujuan memberi informasi berupa gambar, data atau lain sebagainya dalam bentuk slide.

9.Aplikasi pengolah memudahkan akuntan melakukan perhitungan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam membuat laporan keuangan.

Referensi :

Fuad, Adman. 2010, Pengertian Otomatisasi Perkantoran, (online), (http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran/), diakses pada tanggal 25 Maret 2015

Dino, Anugerah. 2014, Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran, (online), (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html), diakses pada tanggal 25 Maret 2015

Deva. 2013, Pengertian dan Fungsi Personal Computer, (online), (http://pakdevakeren.blogspot.com/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html), diakses pada tanggal 25 Maret 2015