MESIN
KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI
A. Jenis-jenis
Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi
Alat komunikasi
kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat dibutuhkan pada saat ini.
Peralatan ini memudahkan tiap pegawai berkomunikasi dengan pegawai lainnya. Atau
perusahaan berkomunikasi dengan perusahaan lainnya. Karena
vitalnya fungsi alat komunikasi ini, sering sekali kantor memiliki lebih dari
satu jenis alat komunikasi. Hal ini karena perusahaan tidak ingin kehilangan
pelanggan hanya karena komunikasi tidak lancar. Begitu juga pimpinan terhadap
para karyawan.
Jenis peralatan
komunikasi kantor semakin berkembang pesat, seiring berkembangnya kemajuan
teknonologi, jika dahulu komunikasi menggunakan sarana surat sebagai tulang
punggung mengirim berita, surat telah beralih fungsi menjadi surat elektrik
(e-mail). Lalu apa saja alat komunikasi kantor pada masa kini?,
berikut ini beberapa peralatan komunikasi pada kantor:
1. Surat
Surat merupakan peralatan komunikasi paling kuno dan masih dipakai
hingga saat ini. walaupun peranan surat sudah semakin tergusur karena
perkembangan teknologi. Namun surat masih dipandang perlu untuk mengabarkan
informasi yang bersifat rahasia atau penting.
2. Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk
menghubungi relasi atau langganan di luar perusahaan tersebut. Penggunaan
telepon sangat massive digunakan karena majunya perkembangan teknologi pada
saat ini.
3. Handphone
Handphone atau telepon genggam merupakan generasi baru dari telepon,
jika telepon hanya digunakan pada kantor atau rumah (karena sifatnya
menggunakan kael telepon), maka untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang
semakin sibuk bahkan sampai ke luar ruangan, maka alat komunikasi portable yang
bebas digunakan dimana pun mutlak diperlukan. Untuk mengatasi hal
tersebutlah Handphone menjadi alat komunikasi andalan sampai saat ini.
4. Email
Email merupakan surat yang diketik dan dikirim secara elektronik.
Bersama handphone email menjadi alat komunikasi kantor yang sangat efisien.
Email dapat mengirim surat dengan mudah, murah, cepat, dan dapat mengirim dalam
jumlah yang banyak secara bersamaan.
5. Faximile
Faximile atau
sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat mengirimkan
"copian" surat dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi telepon
dan surat. Cara kerja faximile adalah dengan men-scan surat yang sudah dicetak
kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada mesin fax yang dituju.
6. Intercom
Intercom merupakan singkatan dari inter
comunication. Intercom sangat dibuhkan pada suatu perusahaan yang memiliki unit
bagian yang banyak. Cara kerja intercom sama seperti telepon, yang
membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan telepon berbayar
(tidak terkena biaya). Sehingga penggunaanya sangat hemat.
B.. Perkembangan
Alat Komunikasi
Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam
melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan
informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan
untuk mengetahui informasi tersebut. Pernahkah kamu bayangkan, apa jadinya
jika sejarah
perkembangan komunikasi sama sekali tidak
pernah terjadi? Bagaimana caranya seseorang menyampaikan keinginannya terhadap
sesuatu kepada orang lain jika keberadaan komunikasi tidak pernah hadir.
Rasanya, sulit sekali membayangkan hal tersebut, bukan?
Untung saja, manusia sebagai mahluk sosial yang memiliki
keunggulan akal dibanding mahluk Tuhan lainnya memiliki cara pintar untuk
saling memahami satu sama lain. Ya, komunikasi. Sejarah perkembangan
komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai zaman prasejarah
hingga era modern seperti saat ini. Langsung saja ini merupakan sejarah
perkembangan alat komunikasi dari masa ke masa yang telah diciptakan manusia untuk mendapatkan informasi yang
lebih mudah dan maksimal.
1.
Merpati Pos
Merupakan alat komunikasi dengan
menggunakan burung merpati sebagai mengantar surat atau pesan, Merpati dipilih
karena burung ini pintar, memiliki daya ingat kuat, kemampuan navigasi dan
naluri alamiah untuk kembali ke sarang, metode ini berasal dari orang-orang
Persia yang melatih burung-burung merpati. Pertama kali digunakan oleh Sultan
Bagdad, Nuruddin (1416) untuk mengirimkan pesan sekitar kerajaannya. Orang
Romawi menggunakan merpati pos untuk mengirim pesan kepada pasukan militernya.
Orang Yunani memberitahukan pemenang olimpiade melalui merpati pos. pada masa
perang dunia pertama (1914-1918) pun pasukan Amerika menggunakan permati pos
untuk komunikasi.
2. Telegraf
Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari
jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse
bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. pesan pertamanya dikirim
pdaa 6 Januari 1838. pesan yang dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse.
Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan
dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang
yang paham kode Morse.
Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar
pesan rahasia tetap terjaga. Pesan ini pun diistimewakan karena umumnya pesan
tersebut adalah pesan penting. Perkembangan selanjutkan, media ini melahirkan
media baru seperti teleprinting dan faksimile. Di Indonesai pemanfaatan
telegraf dimulai sejak saluran telegraf pertama dibuka 23 Oktober 1855, oleh
Pemerintah Hidia Belanda. Telegraf pun dapat dirasakan masyarakat di 28 kantor
telegraf. Tidak hanya menghubungkan Batavia (Jakarta) dan Buitenzorg (Bogor),
telegraf pun bisa menghubungkan Jakarta dan Singapura, Jawa dan Australia.
3.
Telephon
Penemuan telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang
semakin berkembang dan meningkat. Telephon pun ditemukan pada sekitar tahun
1876 oleh Alexander Graham Bell. Di Indonesia telephon lokal pertama digunakan
sejak 16 Oktober 1882 yang diselenggarakan pihak swasta. Jaringan telephon
pertama ini menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia). Selanjutnya
jaringan telephon dibuat di kota-kota besar lainnya. Tahun 1906, perusahaan
jaringan telephon diambil alih dan dikelola Pemerintah Hindia Belanda melalui
PTT (Post, Telegraf, Tetephon) Dienst.
Seiring perkembangan, kebutuhan telekomunikasi meningkat jaringan
telekomunikasi pun diperluas. Tahun 1967 PT Indosat (Indonesia Satelite
Corporation) mulai membangun jaringan telephon gelombang mikro. Dimulai dengan
jaringan Trans Sumatra dan Indonesia Timur. Selanjutnya, tahun 1976, satelit
Palapa A-1 diluncurkan sehingga mengungkinkan jaringan telephon Indonesia
meluas hingga mencapai luar negara.
4. Telegram
Telegram baru dipopulerkan pada tahun 1920-an. telegram barisi
kombinasi kode yang ditransmisikan oleh telegraf. Telegram ini tarif
mengirimannya lebih murah dari telephon, meskipun tarifnya dihitung berdasarkan
jumlah karakter termasuk tanda baca. Namun waktu yang dibutuhkan pun sangat
singkat, kurang dari satu hari, tidak seperti surat. Di Indonesia, telegram
dipopulerkan oleh perusahaan Telkom. Ada dua jenis telegram, telegram biasa dan
Indah. Tetegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indag biasa
dikirmkan pada hari-hari khusus seperti hari raya ratau tahun baru.
5. Pager
Pager atau radia panggil merupakan alat telekomunikasi untuk
menyampaikan dan menerima pesan pendek. Sekarang mungkin sudah jarang
ditemukan, tetapi alat ini masih sering dipakai untuk orang-orang yang bergerak
dibidang jasa seperti jasa informasi dari kesehatan. Pager ditemukan tahun 1956
oleh Multitone Electronic di Rumah Sakit St. Thomas London oleh dokter-dokter
yang sedang bertugas dalam kondisi darurat. Sejak itu pager semakin berkembang.
Sebelum
telephon seluler berkembang, pager digunakan sebagai pengganti untuk layanan
telephon lokal dan internasional. Di Indonesia pager muncul sebelum tahun 1997.
pelanggannya mencapai 800.000. namun karena harga perangkat yang terus menerus
melambung pelangan pun perlahan menurun. Apalagi telah munculnya teknologi
telephon seluler
6.
Internet
Rangkaian yang membentuk iuternet (kependekan dari
interconnected-networking) diawali pada tahun 1969 sebagai ARPANET. Rangkaian
ini dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research
Projects Agency). Tahun 1983. ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya dari
NCP ke TCP/IP, yang merupakan awal dari internet yang kita kenal. Di Indonesia,
sejarah internet dimulai pada awal tahun 1990-an.
Tahun 1992 hingga 1994, beberapa nama muncul diawal pembangunan
internet salah satu diantaranya Onno W. Purbo. Tahun 1994 IndoNet menjadi ISP
(Internet Serveci Provider) komersial pertama di Indonesia. Saat ini pihak Pos
dan Telekomunikasi belum melihat celah bisnis internet. Mulai 1995 mucul jasa
akses Telnet ke luar negeri, sehingga pemakai internet di Indonesia bisa mengakses
internet (HTTP)
7.
Telepon
Genggam
Penemuan telephon genggam tak terlepas dari perkembangan radio.
Berawal pada tahun 1921, Departemen Kepolisian Detroit Michigan mulai
menggunakan telephon mobil satu arah. Kemudian tahun 1940, Galvin Manucfatory
Corporation (sekarang Motorola) mengembangkan Handle-talllkle SCR536 untuk
keperluan komunikasi di medan perang saat perang Dunia II. Namun, penemuan
telephon genggam yang sebenarnya terjadi pada tahun 1973 oleh Martin Cooper
dari Matorola Corp. telephon ini kemudian dikenal sebagai telephon genggam
generasi pertama atau 1G. dari model inilah kemudian muncul telephon genggam
berikutnya.
Tahun 1990-an generasi kedua atau 2G muncul dengan teknologi GSM
dan CDMA. Teknologi ini dilengkapi dengan pesan suara, panggilan tunggu dan sms
(short message service). Ukuran dan berat yang lebih kecil menjadi unggulan
teknologi ini. Kini, teknologi telephon genggam sudah mencapai generasi ketiga
(3G) dan keempat (4G). teknologi ini memberikan jangkauan yang lebih luas lagi
termasuk internet. Fitur telephon seluler pun bahkan mendekati fungsi PC.
Bahkan untuk teknologi 4G memiliki heterogenitas jaringan hingga memungkinkan
pengguna menggunakan beragam system kapan saja dan dimana saja. di Indonesia,
teknologi telephon genggam pertama kali hadir pada tahun 1984 berbasis
teknologi Nordic Mobile Telephone (NMT).
Telephon genggam pun mulai beredar tahun 1985-1992, tetapi dengan
bentuk yang masih besar dan berat. Tahun1993, PT Telkom memulai proyek
percontohan seluler digital GSM (Global System for Mobile) yang dimulai di dua
pulau, Batam dan Bintan. Setahun kemudian (1994) operator GSM pertama di
Indonesia beroerasi melalui PT Satelindo. Selanjutnya mulai bermunculan
operator GSM lainnya.
8. Pesan Instan (Instant Messaging)
Merupakan sebuah
teknologi internet di mana para pengguna jaringan internet dapat mengirimkan
pesan-pesan singkat pada saat yang bersamaan (real time). Istilah pesan instan
ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh America Online (AOL),
kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Massenger), Google dan Microsoft (Windows Live
Messenger). Bermula ketika orang-orang marak menggunakan teknologi secara
online awal tahun 1990. para pengembang peranti lunak menciptakan software chat
room, yakni suatu grup atau perseorangan bisa mengirimkan pesan kepada setiap
orang di 'room' tersebut. Tahun 1996, pesan instan ini meledak saat
diperkenalkan ICQ, sebuah pesan gratis. Namun AOL, menjadi pionir dalam
kemunitas online pada tahun 1997, karena AOL bisa memberikan kemampuan pengguna
berkomunikasi dalam waktu yang sama. Dari sinilah semakin berkembang
perusahaan-perusahaan lainnya yang menciptakan mesin pesan instan.
C. Kelebihan
dan Kekurangan Mesin-mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi
1. Surat
a. Kelebihan
Surat
Ø Murah
Ø Daya jangkau lebih luas
Ø Bersifat formal dan efektif
Ø Bisa dijadikan bukti hitam di atas
putih
b. Kekurangan
Surat
Ø Susunan surat kadang susah
dimengerti
Ø Kalimat tidak lengkap atau
berbelit-belit
Ø Tata bahasa tidak teratur
Ø Kemungkinan pengungkapan gagasan
tidak logis
Ø Kurang sopan atau terlalu banyak
memuji dan basa-basi
2. Telephon
a. Kelebihan
Telp
Ø Pesan/informasi
cepat tersampaikan
Ø Penelpon
dapat di kenali atau di bisa di pastikan melalui suara penelpon
Ø Nomor
penelpon dapat di rahasiakan (private nomor)
b. Kekurangan
Telp
Ø Tidak
dapat ditinjau atau di dengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya
Ø Biaya
yang Mahal
Ø Sulit
dilakukan di waktu atau tempat tertentu seperti saat rapat,saat di
perpustakaan,saat ibadah dan sebagainya.
3. Handphone
a. Kelebihan
HP
Ø Mempermudah
komunikasi.
Ø Menambah
pengetahuan tentang perkembangan teknologi.
Ø Memperluas
jaringan persahabatan.
b. Kekurangan
sms
Ø Efek
radiasi
Ø Rawan
terhadap tindakan kejahatan
Ø Pemborosan
4. E-mail
a. Kelebihan:
Ø Nyaman
: karena tidak perlu pergi ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer anda yg
sudah terhubung dengan Internet.
Ø Cepat
: pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat asal saluran Internet yg
digunakan tidak bermasalah.
Ø Murah
: sekali anda terhubung ke Internet, biaya pengirimana e-mail relatif sangat
murah dibandingkan dengan menggukan perangko.
Ø Hemat
sumber daya : tidak perlu beli kertas, pulpen, perangko.
Ø Aman
: karena ada passwordnya.
Ø Reliabel
: e-mail dapat disimpan di e-mail server, e-mail tidak akan hilang kecuali bila
dihapus.
Ø Global
: e-mail dapat dikirim ke seluruh dunia.
Ø Memungkinkan
pengiriman pesan berformat multimedia : e-mail yg dikirim dpt berupa
teks, gambar, video, program, suara dll.
b. Kekurangan
Ø Salah
Kirim : karena salah menulis alamat e-mail yang dituju.
Ø Rawan
Penyadapan : Password yg diketahui oleh orang lain, atau karena
menggunaka web e-mail gratis.
Ø Adanya
kemungkinan pemalsuan identitas.
Ø Kebanjiran
e-mail/ spam/ mailboxnya penuh.
Ø Respon
terlambat.
Ø Harus
menggunakan koneksi Internet.
5. Faximile
a. Kelebihan
Ø Memungkinkan
bentuk asli dokumen terlihat jelas
Ø Waktu
yang lebih cepat
Ø Data
yang akurat
Ø Hemat
tenaga dan biaya
Ø Pengoperasian
lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya
b. Kekurangan
kekurangan
mesin faks dalam kualitasnya telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat
elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang
telah tersebar luas dan digunakan banyak sekali orang.
6. Intercom
a. Kelebihan
Ø Sebagai alat
komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari
satu pihak ke pihak lainnya.
Ø Memperluas (menambah)
saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.
Ø Menghindari
mondar-mandirnya para pegawai.
Ø Menghemat waktu
dan tenaga.
Ø Tidak
memerlukan infrastruktur yang mahal apabila ingin menggunakannya.
Ø Sangat cocok
untuk daerah pegunungan yang tidak tersentuh oleh alat komuni modern karena
mudah dioperasikan dan mudah dibuat.
b. Kekurangan
Ø Tidak
dapat berkomunikasi secara nasional terbatas dan tidak efisien.
D. Hambatan
Atau Masalah Yang Terjadi Pada Saat Melakukan Aktivitas Komunikasi di Kantor
1. Masalah
Teknis
Masalah
ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi akan berkurang dengan adanya temuan
teknologi baru yang lebih canggiuh serta modern sehingga media komunikasi lebih
cepat dan efisien.
2. Masalah
Semantik
Semantik
adalah pengertian atau informasi yang disampaikan lewat bahasa. Suatu pesan
yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
Biasanya disebut dengan mis-komunikasi. Hal ini dapat dihindari dengan cara
komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristiknya
sehingga dapat lebih mudah diterima oleh komunikan.
3. Masalah/Hambatan
Manusiawi
Hambatan ini mencakup :
a. Hambatan
yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi,
umur, keadaan emosi, pencarian informasi, dsb.
b. Hambatan
yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan,
seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang di anut.
Referensi :