LANGKAH-LANGKAH MENGOLAH QUERY
1) MENGENAL QUERY
Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari
database dimana mengambil dari tabel-tabel yang ada di database, namun tabel
tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan.
A. Manfaat
Query
1.1 Menampilkan
data-data tertentu pada suatu tabel, contohnya kita hanya ingin melihat data
pada tabel barang yang kode barangnya “B001”
1.2 Menampilkan data dari dua tabel atau
lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita
ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu
siapa pemiliknya. Disini kita mengambil data dari table Header Penualan dan
Tabel Karyawan, sebagau penghubungnya adalah field NIK
1.3
Dapat melakukan operasi perhitungan
B. Macam-macam Query dalam Access
1.1 Select Queries, yaitu query yang
dibuat dengan cara menggabungkan beberapa tabel sehingga didapatkan sekelompok
data yang ditampilkan dalam format datasheet. Dengan select query, anda dapat
melihat data berdasarkan kriteria tertentu, mengkalkulasi penjumlahan, nilai
rata-rata.
1.2 Crosstab Queries, yaitu query yang
digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, menghitung jumlah
record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut di group dengan dua type
informasi,m satu informasi berada pada sisi sebelah kiri (sebagai baris), dan
informasi lainnya berada pada sisi sebelah judul kolom
1.3 Parameter Queries, yaitu query yang
bekerja berdasarkan data-data criteria dan parameter lainnya yang dimasukkan
terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query jenis ini adalah pada saat query
ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box yang meminta Anda untuk
megisi data-data yang diperlukan.
1.4 Action Query, yaitu query yang digunakan untuk membuat,
merubah dan memodifikasi suatu data dan stuktur tabel
2)
MEMBUAT QUERY
Sebagai
ilustrasi misalkan ada 2 buah file tabel yang akan digunakan pada pembuatan
query, yaitu tabel kesatu MOBIL dan
tabel kedua yaitu JUAL.
File
kesatu : MOBIL
Lalu
isi datanya seperti ini :
File
kedua : JUAL
MEMBUAT
QUERY
1. Membuat Query dengan
Query Wizard
a.
Klik tab Create
b.
Pada grup Queries pilih Query Wizard,
lalu muncul seperti ini :
c. Pilih Simple Query Wizard, klik tombol
OK, lalu muncul seperti ini :
d.
Pada kotak daftar pilihan
Tables/Queries, pilih dan klik nama tabel atau query yang diinginkan, misalnya
-
Tabel Mobil, nama field-field yang di
inginkan yaitu KODE, NAMA MOBIL dan HARGA
-
Tabel Jual, nama field-field yang
diinginkan yaitu NO URUT, PEMBELI, UNIT dan TGL FAKTUR
e. Pada
kotak daftar pilihan Available Field, pilih field-fieldnya dengan
menekan tombol >untuk memilih field tertentu, klik tombo >>untuk
memilih semua field, klik tombol <untuk menghapus field
tertentu, klik tombol <<untuk menghapus semua field.
Pilih field-field di atas, sehingga urutan hasilnya setelah dipilih pada kotak Selected
Fields, hasilnya seperti berikut :
f.
Klik next, lalu muncul tampilan
selanjutnya :
g. Pada tahap berikutnya, pilih
bentuk query yang diinginkan, apakah ingin menampil-kan seluruh field dengan
seluruh record datanya secara lengkap (Detail) atau Summary (cukup
rangkumanya saja), dalam hal ini pilih Detail (shows every field of every
record).
h. Klik next lagi, menuju tahap terakhir
i. Pada What
title do you want for your query?, isikan nama atau judul yang akan Anda
berikan pada query, misal QUERY KENDARAAN. Lalu pilih Open the query
to view information untuk menampilkan hasil query yang terbentuk
j.
Klik
Finish, muncul tampilan akhir seperti berikut :
2. Membuat Query dengan
Query Design
. a.
Klik tab Create
b.
Pada grup Queries, pilih dan klik
Query Design, lalu muncul jendela Show Table, seperti ini
.
c.
Pada jendela Show Table,
pilih dan klik tabel atau query yang akan ditampilkan, lalu klik tombol Add,
atau klik dua kali nama filenya. Pilih kedua file tersebut.
d.
Klik tombol Close untuk
keluar dari jendela Show Table, hingga tampilan akan muncul seperti ini :
e.
Pada jendela kerja Query datas,
letakkan field-field yang diinginkan pada kolom yang telah disediakan. Ada 3
cara, diantaranya :
- Pada kolom pertama bisnis Field,
klik tombol pilihan lalu pilih nama fieldnya. Misaal JUAL NO URUT,ulangi
langkah ini untuk mengisi kolom berikutnya.
Setelah menempatkan field-field tersebut dengan cara
tersebut, maka hasilnya seperti ini.
3. MENYIMPAN QUERY
a.
Klik tombol Save pada Quick Access
Toolbar/Ctrl+S, lalu mundul dialog save As :
b.
Pada Query Name, ketik
nama filenya, misal : QUERY KENDARAAN
c.
Klik
OK
4.
Menampilkan Query
a.
Klik
tombol View atau
b.
Klik
Run, lalu muncul seperti ini
5. Menampilkan Design
Query
a.
Klik Design View, hingga kembali ke
tampilan design query berikut :
6. Menambah Tabel/Query
Langkah-langkah
untuk menambahkan tabel/query pada jendela design query :
a.
Tampilan harus dalam keadaan
jendela Design View
b. Klik Show Table pada
group Query Setup atau klik mouse kanan pilih Show Table, hingga muncul jendela Show Table
c.
Pilih nama tabel atau query yang
akan Anda tambahkan lalu klik tombol Add atau klik dua kali nama file
atau query-nya.
d. Lalu
klik Close
7.
Menghapus Tabel/Query
a.
Tampilan harus dalam keadaan Design
View
b.
Pilih nama tabel atau query yang
akan di hapus
c.
Tekan tombol Del pada
keyboard atau klik mouse kanan pada tabel atau query yang akan di hapus, lalu
pilih Remove Table
8.
Menghapus Field dalam Query
Untuk menghapus field dalam
rancangan query, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
a.
Tampilan harus dalam keadaan
design view
b.
Blok kolom field yang akan
dihapus
c.
Pada grup Query Setup, klik
Delete Coloumns
9.
Menyisipkan Kolon dalam Query
a.
Tampilan jendela harus dalam
keadan Design View
b.
Blok di mana kolom tersebut akan
dikosongkan
c. Pada
grup Query Setup, klik Insert Columns
10.
Mengurutkan Data Query
Untuk mengurutkan data, tidak hanya dapat dilakukan pada
objek tabel, tapi di dalam query juga dapat dilakukan baik mengurutkan data
secara Ascending (menaik) maupun Descending (menurun),
dengan langkah-langkah berikut :
a.
Tampilan jendela harus dalam
keadaan Design View
b. Pada baris Sort, pilih
kolom field yang akan di urutkan, misalkan pada field Pembeli, hingga
muncul tampilan berikut
c.
Misal
pilih Ascending, maka hasilnya adalah seperti ini
11. Menyembunyikan Field pada Query
Dalam keadaan standar, semua field ditampilkan semua field
dalam query. Anda dapat menyembunyikan field-field tertentu dengan cara sebagai
berikut :
a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View
b. Pada baris Show, hilangkan tanda centang (check list)
pada kolom field mana yang akan di sembunyikan.
12. Menentukan Kriterian Field Query (Filter)
Kriteria adalah pernyataan yang dapat diberikan untuk
memberitahukan kepada Microsoft Access data yang akan ditampilkan sesuai dengan
yang diinginkan. Anda dapat memasukkan kriteria untuk satu atau lebih field
dalam query atau filter pada bagian baris Criteria (kriteria)
Kasus-1 : Misalkan tampilkan semua data
untuk field NAMA MOBIL yang nama mobilnya adalah AVANZA
a.
Tampilan jendela harus dalam
keadaan Design View
b.
Pada baris Kriteria dan
pada kolom field NAMA MOBIL, ketikkan seperti berikut :
c.
Untuk menampilkan hasilnya, klik
View
13.
Membuat Parameter Query
Sebagai ilustrasi, kita akan membuat sebuah parameter query
untuk menampilkan kotak dialog sesuai dengan kriteria nanti pada saat pemasukan
data.
a.
Jendela harus dalam keadaan Design
View
b.
Pada baris Kriteria dan
kolom Nama Mobil, ketikkan seperti berikut
c.
Langkah berikutnya adalah
menentukan tipe data dari parameter. Pada group Show/Hide, pilih dan
klik Parameters, hingga muncul jendela query parameters :
d.
Pada kolom Parameter,
ketik teks berikut : Ketikkan Nama Mobil dan pada kolom tombol pilihan Data
Type, pilih Text
e.
Klik tombol OK, untuk
keluar dari jendela Query Parameter
14.
Menjalankan Parameter Query
a.
Jendela dalam keadaan Design
View
b.
Klik tombol View atau Run,
hingga muncul kotak dialog berikut
a.
Ketikkan nama mobil yang ingin
ditampilkan recordnya, misal AVANZA, klik tombol OK, maka
hasilnya akan muncul nama mobil sesuai dengan kriteria yang dimasukkan pada
kotak dialog Parameter.
MENGOLAH QUERY
1.
Menambah Field dengan Rumus (Formula)
Di dalam query, kita dapat menambahkan field baru dengan
rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Misalnya,
kita dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian aantara HARGA
dikali UNIT. Maka pada jendela design query dapat diketikkan rumus TOTAL HARGA
: (HARGA)*(UNIT)
Jika ditampilkan maka hasilnya seperti ini :
Note :
-
Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada
field TOTAL HARGA, artinya lebar kolomnya tidak mencukupi, silakan Anda rubah
lebar kolomnya.
-
Anda dapat memasukkan field baru misalnya DISCOUNT
yaitu 5% dikalikan TOTAL HARGA.
2.
Ekspresi atau Pernyataan Logika
Jika
Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau
pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika,
diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).
3.
Operator
Relasi
Yang
termasuk operator relasi yang sering digunakan didalam penyataan logika, yaitu
4.
Fungsi
Logika AND
Fungsi
AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR,
dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.
Contoh
Operator Logika AND :
5.
Fungsi
Logika OR
Fungsi
OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila
hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak
menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.
Contoh
Operator Logika OR :
6.
Fungsi
Logika IIF Tunggal
Ada 2 fungsi yaitu fungsi IIF Tunggal dan IIF Majemuk
a. Fungsi logika IIF Tunggal,
digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa
perintah
b. Fungsi logika IIF Majemuk, untuk
memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif
pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.
Bentuk umum penulisan fungsi Logika IIF Majemuk
7.
Fungsi String
Disebut sebagai fungsi karakter yang memuat fungsi-fungsi
yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks
dapat berupa huruf, angka, gabungan antara huruf dan angka, serta karakter
khusus.
Pada
umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain
seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya
fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft
Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.
8.
Fungsi Left
Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari
sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan fungsi left :
Contoh rumus :
9.
Fungsi Right
Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari
sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan
Bentuk umum penulisan Fungsi Right :
Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai
dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :
11.
Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right,
Mid)
Untuk memecahkan permasalahn diperlukan kombinasi antara
fungsi logika IF dengan fungsi lainnya
Contoh kombinasi dungsi logika IF dengan Teks (Left, Right,
dan Mid)
Kemudian isi datanya seperti ini,
Buat file query dengan nama query rental
12.
Menghitung Total dalam Query
Salah
satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung Total
(Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut :
a.
Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View
b.
Pada group Records, klik Totals,
hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals.
c.
Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.
d. Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda
hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan.
Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih
fungsi Sum.
13. Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total
Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria
yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif.
Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah
AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :
a. Tampilan harus dalam keadaan Design View
b. Pada baris Criteria,
kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or,
kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA
